Format UBL – Pourquoi l’adopter pour vos factures électroniques ?
Le format UBL (Universal Business Language) s’est imposé depuis quelques années comme LE standard pour la facturation électronique.
Ce format sera obligatoirement utilisé pour l’envoi et la réception de vos factures de vente et d’achat via le réseau Peppol. Quels sont ses avantages ?
1. Automatisation des processus
Avec le format UBL, les factures électroniques sont traitées automatiquement, ce qui élimine les erreurs manuelles et accélère la gestion des données. Cela permet aux entreprises de gagner en efficacité et de consacrer leurs ressources à des tâches plus stratégiques.
Concrètement, lorsque vous recevez une facture au format UBL et que vous l’importez dans votre logiciel de comptabilité (soit automatiquement, soit via un utilitaire comme Clearfacts ou Virtual Invoice ), votre logiciel pré-encodera automatiquement les zones obligatoires de votre facture (fournisseur / date / montants HTVA / Taux de TVA / Montants TVAC / etc. )
2. Une interopérabilité internationale
Reconnu à l’échelle mondiale, l’UBL facilite les échanges entre partenaires commerciaux, quels que soient leurs systèmes informatiques ou leur localisation. Pour les entreprises qui font des affaires à l’étranger, c’est une solution idéale pour simplifier les transactions et renforcer les relations commerciales internationales.
3. Une conformité totale avec les obligations légales
Le format UBL répond aux exigences réglementaires de nombreux pays pour la facturation électronique B2B obligatoire à partir de 2026. Son adoption garantit ainsi une conformité sans faille et évite des complications administratives.
4. Sécurité et fiabilité accrues
Grâce à l’utilisation de signatures électroniques et à sa structure standardisée, le format UBL assure l’authenticité et l’intégrité des données échangées. Vous bénéficiez ainsi d’un niveau de sécurité élevé pour toutes vos transactions électroniques.
5. Une réduction significative des coûts
En automatisant les processus et en minimisant les erreurs, l’UBL permet de réduire les frais liés à la gestion des documents, comme l’impression, l’envoi postal ou encore la saisie manuelle des données. C’est une solution économique à long terme. Un bémol toutefois… Si jusqu’à présent, l’importation des fichiers UBL se faisait de manière semi-automatique, une fois le processus 100% automatisé, les différents acteurs vous feront payer des frais d’exportation et/ou d’importation des documents. Chacun y ira de son tarif (par document, forfait mensuel, …) et ce ne sera pas gratuit.
6. Un gain d’efficacité pour votre entreprise
Les délais de traitement sont raccourcis, les tâches manuelles réduites, et vos équipes peuvent se concentrer sur des activités à forte valeur ajoutée. L’utilisation du format UBL améliore ainsi la productivité globale de votre organisation.
En conclusion
Adopter le format UBL, c’est faire un choix stratégique et maintenant obligatoire pour améliorer vos processus de facturation et vous conformer aux normes européennes. À l’aube de l’obligation de facturation électronique en Belgique, c’est également une opportunité de moderniser vos outils de gestion et de renforcer la compétitivité de votre entreprise.
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