Votre entreprise envoie et reçoit des factures ?
Vos procédures sont-elles prêtes pour le passage à la facturation électronique ?
Voici quelques études de cas qui pourront vous aider à valider vos procédures et mettre Peppol en pratique
Envoi des factures de ventes
C’est la partie la plus simple à mettre en place.
Il suffit de vous assurer que votre logiciel actuel est capable d’envoyer vos factures vers le réseau Peppol. Pour cela, consultez notre guide des logiciels et contactez le support technique de votre logiciel afin de connaître précisément les actions à entreprendre afin d’activer l’envoi des factures électroniques. Certaines applications nécessiteront d’ajouter un module ou une option à votre suite.
Envoi de votre facture vers votre client…
Une fois la partie technique validée et les éventuelles options activées, assurez-vous que toutes vos fiches signalétiques « Clients » sont bien à jour dans la base de données de votre logiciel. Il sera essentiel que le numéro de TVA de votre client soit correctement encodé.
En effet, ce sera ce numéro qui sera utilisé par la plateforme Peppol pour acheminer votre facture vers votre client.
…Et dans votre dossier comptable
Votre facture de vente doit ensuite être encodée dans votre comptabilité.
Si vous gérez vous-même votre comptabilité, vous avez peut-être déjà mis en place une routine d’exportation de vos factures vers votre comptabilité.
Dans ce cas, rien ne change.
Certaines applications (comme Falco lié à Horus) permettent également de directement envoyer votre facture vers votre journal de ventes, dès l’envoi de la facture chez votre client.
Si ce n’est pas le cas, par exemple si votre comptabilité est gérée par votre fiduciaire, il faudra consulter votre comptable afin de définir la procédure qu’il souhaite mettre en place.
Vous pouvez par exemple utiliser des suites comme Clearfacts, Falco, Billit, etc. pour y déposer vos documents comptables, ces plateformes se chargeront alors d’envoyer les documents dans votre dossier comptable.
Dans tous les cas, n’hésitez pas à consulter votre revendeur ou l’assistance de votre logiciel de facturation pour définir la meilleure procédure à mettre en place.
Et mes factures d’achat ?
Comment recevoir mes factures d’achats ?
Étonnamment, la plupart des informations concernant la facturation électronique concernent l’envoi des factures, vous trouverez peu d’informations concernant la réception. Nous allons essayer d’éclaircir ce point et de présenter quelques cas pratiques.
Où arriveront mes factures ?
Avec la facturation électronique, toutes les factures que vous recevrez (du moins celles de Belgique et de l’UE), arriveront automatiquement dans le système de réception que vous aurez sélectionné. Cela peut être votre logiciel comptable, votre compte Doccle ou d’autres plateformes qui proposeront ce service.
Comment choisir ma méthode de réception ?
Si vous travaillez avec une fiduciaire, contactez-la ! Il est essentiel que la solution que vous allez choisir s’inscrive dans la procédure de travail de votre comptable. En général, votre comptable se chargera de la partie administrative – votre inscription auprès du prestataire – afin que vos factures s’enregistrent automatiquement dans votre dossier.
Si vous ne souhaitez pas que vos factures arrivent directement chez votre comptable, vous avez bien entendu la liberté de vous enregistrer auprès de la plateforme de votre choix afin de recevoir vos documents et de les transmettre ensuite à votre comptable.
Comment savoir que j’ai des factures en attente de paiement ?
La plupart des solutions de réception des factures vous enverront un email lors de chaque réception de document. Cet email contiendra bien entendu un exemplaire PDF de votre facture d’achat. Vous aurez donc simultanément toutes les informations sous la main pour traiter votre facture et des données à jour dans votre comptabilité. De plus, si vous avez opté pour l’enregistrement en direct de vos factures dans votre comptabilité, vous aurez instantanément un aperçu des postes ouverts ainsi que la possibilité de générer une enveloppe de paiement.
Finalement – qu’est-ce que ça change dans mon organisation ?
Pour être très « terre à terre » – il y aura un petit impact financier… Vous étiez passé de la facturation papier à l’envoi des factures par PDF, génial, vous économisiez les timbres. Avec la facturation électronique, vous utiliserez des passerelles pour l’envoi et la réception des documents. Ces passerelles entraîneront des coûts, qui vous seront bien entendu répercutés (non, l’état n’est pas devenu philantrope). En fonction des prestataires, vous paierez un coût en fonction du nombre de documents traités (Entre 10 et 30 centimes par document envoyé ET reçu – super non ? On paie maintenant pour recevoir des factures) – ou un forfait de 20 euros par mois en moyenne. Ces frais sont indicatifs et dépendront de votre fournisseur de service.
L’avantage principal, à condition de jouer le jeu au maximum, sera d’avoir en permanence une comptabilité à jour. La facturation électronique associée à une importation automatique des fichiers Coda vous assurera d’avoir une vision en temps réel de vos postes ouverts clients et fournisseurs.
J’utilise un ERP – que dois-je faire ?
Les exemples présentés ci-dessus concernent des logiciels comptables. Si vous utilisez un ERP ou un logiciel de facturation indépendant de votre comptabilité, il sera aussi essentiel de contacter votre fournisseur de service pour connaître les solutions qu’il vous proposera.
Pour l’envoi des factures…
Tous les logiciels modernes – ou au minimum couverts par un contrat de maintenance – seront adaptés pour permettre l’envoi vers la plateforme Peppol. Consultez notre liste et contactez votre fournisseur de service, l’installation ne devrait pas poser de problème.
… et pour la réception ?
Là, ça se corse un petit peu…
Si vous utilisez un ERP, il y a fort à parier que vous travailliez avec des documents de type « Commande Achat », que vous transformez en « Réception de commandes ». Ces réceptions de commandes sont alors comparées avec la facture d’achat que vous recevez pour l’instant par mail ou par courrier et la facture d’achat est encodée dans votre système avant d’être exportée vers votre comptabilité (voire ré-encodée par votre comptable).
Si la facture d’achat est maintenant importée automatiquement via une plateforme dans votre comptabilité, cela signifie qu’elle y sera encodée AVANT que vous ne l’ayez validée et mise en concordance avec vos réceptions.
La solution minimale sera alors de :
- Consulter la copie de la facture que vous recevrez par mail
- L’encoder dans votre ERP afin de valider la réception
- Ne PLUS exporter vos factures d’achat de l’ERP vers la comptabilité, afin de ne pas provoquer de doublons
Ce n’est vraiment pas la solution la plus optimale, il y a des sources d’erreurs (paiement de factures non validées, oubli de validation des réceptions, etc.)
Il faudra que les éditeurs d’ERP proposent très rapidement des solutions pour cette partie de votre gestion.
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